יום גיבוש לחברה שעובד באמת: איך מתכננים אירוע שהעובדים יזכרו לטובה

ימי גיבוש ואירועי חברה הפכו לחלק קבוע מהשגרה בארגונים ישראליים רבים, מסטארט-אפים קטנים ועד חברות גדולות. כשהם מתוכננים נכון, הם מחזקים את הקשרים בין העובדים, משפרים את התקשורת בין מחלקות, מעלים את המוטיבציה ומעבירים מסר של הערכה. אבל כולנו מכירים גם את הצד השני: יום גיבוש שבו העובדים מרגישים שנגררו לפעילות מביכה, נסיעה ארוכה באוטובוס ויום שנראה יותר כמו חובה מאשר כמו חוויה. ההבדל בין השניים טמון בתכנון. הנה מדריך שיעזור לכם להפיק אירוע חברה שהעובדים באמת ייהנו ממנו.

להגדיר את המטרה

לפני שבוחרים פעילות או מקום, צריך לשאול: מה אנחנו רוצים להשיג? האם המטרה היא לחגוג הצלחה של רבעון, לחבר בין צוותים שלא עובדים יחד ביום יום, לקלוט עובדים חדשים, להעביר מסר אסטרטגי של ההנהלה, או פשוט להודות לעובדים ולתת להם יום של כיף? לכל מטרה מתאים סוג אחר של אירוע.

כשהמטרה ברורה, קל יותר לקבל החלטות. אירוע שמטרתו חיבור בין צוותים יכלול פעילויות בקבוצות מעורבות. אירוע הוקרה יתמקד בחוויה, באוכל טוב ובאווירה. ואם יש מסר עסקי, כדאי לשלב אותו בצורה קצרה וממוקדת, ולא להפוך את כל היום להרצאה.

להכיר את הקהל

צוות של מפתחים צעירים, צוות מכירות תחרותי ומשרד עם עובדים בגילים שונים ובמצבים משפחתיים מגוונים יגיבו בצורה שונה לאותה פעילות. כדאי לשקול סקר קצר בין העובדים כדי לברר מה הם אוהבים, מה הם פחות אוהבים ואילו ימים ושעות נוחים להם. שיתוף כזה גם מגביר את תחושת המעורבות.

חשוב לקחת בחשבון מגבלות אפשריות: עובדים עם מגבלות תנועה, הורים לילדים קטנים שמתקשים להישאר עד מאוחר, עובדים שומרי כשרות או צמחונים, ואנשים שאינם נוהגים לשתות אלכוהול. אירוע מכליל, שבו כל אחד יכול להשתתף בנוחות, הוא אירוע מוצלח יותר.

בחירת סוג האירוע

יש מגוון רחב של אפשרויות. יום גיבוש בטבע, עם פעילות אתגרית כמו ניווט, רפטינג או מסלול חבלים. סדנה חווייתית, כמו סדנת בישול קבוצתית, סדנת תיפוף, אומנות או מיקסולוגיה. חדרי בריחה ומשחקי משימות בעיר. אירוע ערב עם ארוחה, מופע ומוזיקה. ואפילו יום התנדבות משותף בקהילה, שמחבר בין גיבוש לנתינה.

לעיתים, השילוב הטוב ביותר הוא פשוט: פעילות קלה ומהנה בשעות הבוקר או אחר הצהריים, ולאחריה ארוחה טובה וזמן חופשי לשיחה. העובדים מעריכים לעיתים קרובות יותר את הזמן הלא מתוכנן לשיחות בין אנשים מאשר לוח זמנים צפוף של פעילויות.

תקציב ולוגיסטיקה

התקציב משפיע על כל ההחלטות. כדאי לקבוע אותו מראש, לחשב עלות לעובד ולחלק לסעיפים: פעילות, אוכל, הסעות, מקום, הפקה ומתנות. קבלו הצעות מחיר מכמה חברות הפקה, בקשו פירוט מלא ובדקו המלצות מלקוחות קודמים. חברות שמתמחות באירועי חברה מכירות את הלוגיסטיקה ויכולות לחסוך זמן רב.

אל תזלזלו בלוגיסטיקה: זמן הנסיעה למקום, חניה, נגישות, שירותים, צל בקיץ וחימום בחורף. נסיעה של שעתיים לכל כיוון אוכלת חלק ניכר מהיום ומעייפת את המשתתפים. לעיתים מקום קרוב יותר, גם אם פחות מרשים, מייצר חוויה טובה יותר.

מתי לקיים את האירוע

העיתוי חשוב לא פחות מהתוכן. אירוע ביום עבודה מבטא הערכה, כי העובדים לא צריכים לוותר על זמן פרטי. אירוע בערב או בסוף שבוע עלול להיתפס כנטל, במיוחד אצל הורים. אם בכל זאת בוחרים בערב, כדאי לסיים בשעה סבירה ולאפשר גמישות למי שצריך לעזוב מוקדם.

שימו לב גם ללוח השנה: תקופות עומס בעבודה, סוף רבעון, חגים וחופשות בתי ספר. הודעה מוקדמת של כמה שבועות מאפשרת לעובדים להתארגן, ושליחת תזכורת קרובה לתאריך מגבירה את ההשתתפות.

טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן

ניסיון של ארגונים רבים מלמד שיש כמה טעויות שחוזרות על עצמן:

• לוח זמנים צפוף מדי, בלי זמן חופשי לשיחה
• פעילויות שמביכות חלק מהעובדים או מחייבות כושר גופני גבוה
• נאומים ארוכים מדי של ההנהלה
• התעלמות מהעדפות תזונה ומגבלות
• חוסר תכנית חלופית למזג אוויר
• אירוע שמזכיר יום עבודה רגיל רק במקום אחר

לשלב תוכן בלי לשעמם

אם יש מסר שההנהלה רוצה להעביר, אפשר לעשות זאת בצורה מעניינת. במקום מצגת ארוכה, אפשר לבחור בשיחה קצרה ופתוחה, בפאנל של עובדים מצוינים, או בסרטון קצר שמסכם את ההישגים של השנה. הכרה פומבית בעובדים ובצוותים שהצטיינו היא רגע מרגש שכדאי לשלב.

אפשר גם לשלב פעילות שמחזקת ערכים ארגוניים בדרך חווייתית. משימה קבוצתית שדורשת שיתוף פעולה, יצירתיות או פתרון בעיות ממחישה ערכים טוב יותר מכל הרצאה, ובעיקר משאירה זיכרון חיובי. גם מזכרת קטנה ואיכותית בסוף היום, שקשורה לחוויה, מוסיפה נגיעה אישית.

אחרי האירוע

האירוע לא מסתיים כשהאוטובוס חוזר למשרד. שליחת הודעת תודה לעובדים, שיתוף תמונות מהיום וסקר משוב קצר מחזקים את החוויה ומאפשרים ללמוד לקראת האירוע הבא. כדאי לשאול מה העובדים אהבו, מה פחות, ומה היו רוצים לראות בפעם הבאה.

המשוב הזה הוא כלי חשוב לשיפור. ארגונים שמקשיבים לעובדים ומשפרים את האירועים לאורך זמן בונים מסורת של אירועים שהעובדים מחכים להם, ולא כאלה שהם מנסים להתחמק מהם.

לסיכום, יום גיבוש מוצלח מתחיל בהגדרת מטרה ברורה, ממשיך בהיכרות עם הקהל ובבחירת פעילות מתאימה, ומסתיים בתכנון לוגיסטי קפדני ובמשוב. כשהעובדים מרגישים שהאירוע נועד בשבילם, שהם יכולים להשתתף בנוחות וליהנות באמת, הם חוזרים לעבודה עם אנרגיה חדשה, קשרים חזקים יותר ותחושה שהארגון מעריך אותם.